¿Qué es una herramienta de productividad? Es un software pensado para agilizar los procesos de una empresa, una solución tecnológica para mejorar la comunicación, la colaboración y la comunicación.
Y se encuentran de casi todos los tipos, que pueden ser útiles para todo el mundo, desde el gerente hasta el empleado en teletrabajo que no desea distraerse.
Para ayudarte a orientarte en la oferta pletórica de las herramientas de productividad, hemos preparado nuestra pequeña selección. Herramientas de planificación, de organización del tiempo, de gestión de proyectos, de comunicación: aquí están las mejores herramientas de productividad en 2025.
Herramientas de productividad: lo mejor de un vistazo
¡Toma!, la tabla resumen de nuestras herramientas favoritas. Te explicamos todo punto por punto en el resto del artículo (¡con otras herramientas de regalo!)
| Herramienta | Soporte | Uso | Ventajas | Precio |
| Google Calendar | En línea Aplicación móvil | Planificación / Gestión del tiempo | Fácil de usar, gratuito, fácil de compartir, posibilidad de crear enlaces de reunión de Google Meet con un solo clic | Gratuito |
| Monday | En línea Aplicación móvil | Gestión de proyectos en equipo | Herramienta completa, interfaz sencilla e intuitiva, automatizaciones fáciles de implementar, integraciones con muchas otras herramientas | A partir de 9 € por usuario al mes |
| Slack | En línea Software Aplicación móvil | Comunicación | Fácil de usar, intuitivo y claro | Versión gratuita Versión pro a partir de 8,25 € al mes |
| Trello | En línea Aplicación móvil | Gestión de proyectos / Organización | Totalmente gratuito, muy sencillo de aprender | Versión gratuita Versión pro a partir de 5 $ al mes |
| Notion | En línea Aplicación móvil | Centralización de datos / Gestión de proyectos | Versátil, personalizable, intuitivo, versión gratuita bastante completa | Versión gratuita Versión pro a partir de 8 $ al mes |
Herramientas de planificación y organización para un ahorro de tiempo inmediato
En primer lugar, vas a tener que OR-GA-NI-ZAR-TE. Se acabaron los días cajón de sastre donde estás en todas partes y en ninguna al mismo tiempo; la idea es estructurar tu tiempo de trabajo en bloques dedicados a una tarea (o varias tareas similares) para tener una visión clara y cumplir los plazos.
Te aconsejaremos, por tanto, en primer lugar un planificador: la mayoría de los programas de productividad ofrecen uno, pero quizás quieras tener un planificador aparte.
💡 A tener en cuenta: te lo decíamos en nuestros consejos para ser más productivo, antes de intentar organizar tus días y lanzarte al primer planificador que encuentres, la base es listar las tareas y priorizarlas. Piensa siempre en tomarte el tiempo al final o al principio del día para hacer balance de tu lista de tareas pendientes y organizar tu tiempo en consecuencia.
🗓️ Google Calendar para planificar tus días (y compartir tu calendario)
El imprescindible, básico pero eficaz. Tanto para el ámbito profesional como para el personal, es muy fácil de usar y se puede compartir fácilmente con otros usuarios. Solo necesitas tener una cuenta de Google y puedes usarlo en diferentes dispositivos.
Para el enlace a la agenda, es por aquí.
💡 A tener en cuenta: si eres adicto a la marca de la manzana, existe básicamente lo mismo con Apple Calendar, utilizable únicamente en iPhone o Mac (no es compatible con Windows o Android, por lo que resulta inevitablemente menos fácil de compartir).
🗓️ Cron Calendar para un planificador aún más intuitivo
Si buscas una alternativa a Google Calendar, te proponemos probar Cron Calendar. Se trata de una herramienta gratuita compatible con muchos navegadores y sistemas operativos, disponible en línea o descargando la aplicación.
La diferencia con Google Calendar puede parecer sutil a primera vista, pero son las pequeñas funcionalidades tan bien pensadas las que pueden inclinar la balanza:
- La interfaz es muy intuitiva: para añadir un evento o un bloque de tiempo, basta con un clic (¡o incluso un atajo de teclado!) para abrir un panel lateral que no molestará tu visibilidad.
- Cron también ofrece recordatorios y cuentas atrás antes del próximo evento (reunión, tarea o bloque de tiempo) fácilmente visibles tanto si la ventana está abierta como cerrada.
- Puedes anotar un montón de detalles para cada entrada en tu agenda, donde esto puede resultar un poco más tedioso en su homólogo de Google.
- Sincronización con Notion (¿no conoces Notion? Pues qué bien, te hablamos de él más abajo) pero también con Google Calendar si deseas migrar tu planificador, o incluso con Zoom y Google Meet para integrar un enlace de videoconferencia.
(NB: la aplicación de teléfono con widget solo está disponible en iOS por el momento, ¡esperamos que llegue pronto a Android!)
Y por supuesto, el enlace a Cron que va bien.
📅 Calendly para bloquear huecos fácilmente
Este no es realmente un planificador propiamente dicho, pero permite concertar citas de forma sencilla y eficaz: para reuniones por videollamada o presenciales, citas profesionales, consultas, por ejemplo.
Puedes definir tu disponibilidad con antelación, sincronizarla con Google Calendar y la versión gratuita es más que suficiente si no tienes demasiadas reservas de horarios diferentes que gestionar durante el día.
¡Toma!, el enlace a Calendly, es aquí.
🍅 Aplicaciones Pomodoro para optimizar tu tiempo y hacer pausas
¿Conoces el método Pomodoro para organizar tu tiempo en el trabajo?
Esta técnica, popularizada por Francesco Cirillo en la década de 1980, te permite organizar tus sesiones de trabajo y ser productivo en un corto periodo de tiempo (25 minutos), hacer una pausa entre cada tarea y programar de 20 a 30 minutos de recuperación al cabo de 4 tareas.
El objetivo: optimizar tu tiempo, evitar las distracciones y el estrés para ser más productivo y estar más tranquilo en el trabajo.
Aquí tienes una lista de sugerencias para aplicar el método Pomodoro:
- Focus Tide (anteriormente AnotherPomodoro): accesible desde un navegador, presenta la ventaja de ser de código abierto, fácil de usar y totalmente gratuita. Si buscas una herramienta sencilla y eficaz, te aconsejamos probarla.
- Focus Keeper: se trata de una aplicación para descargar en iOS o Android, basada en el mismo principio, para programar sesiones de 25 minutos intercaladas con pausas fácilmente desde tu teléfono.
- Pomodor : muy sencillo, accesible directamente en línea, puede utilizarse para aplicar el método Pomodoro fácilmente sin perder tiempo.
💡 A tener en cuenta: Hay muchas aplicaciones para reducir tu tiempo de pantalla y mantenerte concentrado. Nos gusta especialmente Forest, que, aunque es de pago, es especialmente divertida (además, ¡realmente permite replantar árboles!).
⏱️ Toggl Track para el seguimiento del tiempo de trabajo
Aquí tienes una herramienta para medir el tiempo invertido en una tarea una vez terminadas tus sesiones.
Se podría pensar que está diseñada para vigilarte y estresarte, pero no, es más bien para que te des cuenta de cómo gestionas tu tiempo y cómo podrías optimizarlo mejor.
Fácil de aprender, se puede sincronizar con Notion, Slack, Zapier y muchos otros. Y adivina qué: ¡integra un temporizador pomodoro!
Herramientas de gestión de proyectos para centralizarlo todo
Solo o en equipo, llegar al final de un proyecto puede ser un rompecabezas en términos de organización y gestión del tiempo: uno puede perderse rápidamente entre todas las tareas y subtareas que realizar, lo que se puede delegar, lo que es prioritario, el orden en el que hacer las cosas, quién hace qué...
En resumen, necesitas una herramienta de gestión de proyectos para ver las cosas con más claridad y ganar en eficacia. Eso seguro que ya lo sabes, la pregunta es más bien: pero ¿cuál elegir entre la multitud de programas y aplicaciones propuestos?
En nuestra opinión, un programa de gestión de proyectos debe ser completo. Es por eso que solo te propondremos aquí aquellos que ofrecen más funcionalidades pero que siguen siendo fluidos y fáciles de usar.
Monday
Él es nuestro favorito entre las herramientas de gestión de proyectos, el que usamos a diario en Horus X.
Hiper sencillo y completo, este sistema operativo con almacenamiento en la nube permite crear paneles claros y organizados para el trabajo en equipo, donde cada uno puede anotar el progreso de los proyectos y las tareas relacionadas.
Encontramos una interfaz bastante fácil de aprender, un panel de notificaciones y una bandeja de entrada para seguir las actualizaciones, la posibilidad de crear automatizaciones rápidamente para hacer que el espacio de trabajo sea aún más intuitivo.
También hay disponible una aplicación dedicada, compatible con todas las plataformas.
Se trata de una herramienta de pago pero tienes 14 días de prueba gratuita para probarla y saber si realmente responde a tus necesidades. También puedes empezar por la versión gratuita si trabajas solo o en pareja.
Asana
Otro nombre conocido en el mundo de las herramientas para la gestión de proyectos, Asana es el competidor principal de Monday para la organización del trabajo en equipo, ya sea para emprendedores, pequeñas o medianas empresas e incluso las más grandes.
Pone el acento en el trabajo en equipo, la comunicación, la gestión y el seguimiento de las tareas en colaboración.
La versión gratuita da acceso a un espacio de trabajo para un máximo de 15 organizadores: la ocasión de probar la herramienta para tu equipo y ver si os conviene a todos antes de optar (o no) por un plan mensual de pago.
Haz clic aquí para el sitio web de Asana.
Trello
Si buscas una herramienta sencilla para organizar tus tareas y proyectos, Trello puede ser una buena solución.
Ofrece una interfaz muy sencilla a la vez que eficaz. La versión gratuita permite crear hasta 10 paneles diferentes de manera fluida y rápida.
Dentro de estos paneles, podrás dividir rápidamente tus tareas en tarjetas personalizables para tener una visión general del trabajo a realizar, lo que hay que priorizar, las diferentes etapas y el avance del proyecto.
Muy agradable para un uso individual, también puede permitir compartir tus paneles para el trabajo en equipo.
¡Toma!, el sitio oficial de Trello para más información.
Notion
Aquí estamos ante una herramienta muy versátil, que puede servir para todo, o casi todo. Se presenta como una alternativa posible a los programas y aplicaciones de gestión de proyectos. Notion es una interfaz en línea (y también una aplicación móvil) minimalista y ultra personalizable, un poco como un segundo cerebro que te permite crear listas, duplicar plantillas, centralizar y organizar información, gestionar tareas.
Una vez que se aprende a usar, uno se da cuenta del potencial de Notion, cuya versión gratuita sigue siendo muy completa, con bastantes integraciones posibles: Zapier, Canva, Dropbox, Google Drive, Pinterest, Qonto, Slack, Typeform, Zendesk...
Aquí también, puedes crear fácilmente páginas y bases de datos para compartir su acceso.
Aquí tienes el enlace al sitio web de Notion para saberlo todo.
Optimizar la comunicación y los correos electrónicos para mejorar la productividad en el trabajo
¿Quién no se ha visto nunca ahogado bajo correos electrónicos y conversaciones de WhatsApp diversas y variadas cuando todo podría haberse reunido en el mismo lugar?
La extensión de un programa de gestión de proyectos, es evidentemente aquellas que te permiten comunicarte eficazmente con el resto de tu equipo o tus clientes, sin pasar horas recuperando la más mínima migaja de información.
Esto pasa por la gestión de los correos electrónicos pero también por la comunicación interna en directo.
Slack
Otro de nuestros favoritos para comunicarse fácil y eficazmente en equipo.
Muy fácil de usar, Slack está diseñado para permitir crear hilos de discusión y canales dedicados a tus proyectos, compartir documentos en el marco del trabajo colaborativo.
Hiper intuitivo y claro, es el ideal para mantenerse informado e informar a su equipo en directo sobre el avance de los proyectos, hacer preguntas en privado e intercambiar de manera colaborativa.
La versión gratuita ofrece 10 flujos de trabajo diferentes con 5 GB de almacenamiento y un archivo de conversaciones limitado. Aquí también, de ti depende ver si te es suficiente o no.
El sitio de Slack, es por aquí.
Discord
Si tienes alma de gamer, seguro que ya conoces Discord.
Al igual que Slack, es una aplicación colaborativa con creación de canales con intercambio de archivos y mensajes instantáneos, que también se utiliza para la comunicación interna en la empresa.
Puede parecer un pelín menos intuitivo que Slack, pero quiere ser más desenfadado y creativo.
Punto a favor, es más interesante a nivel de tarifa y ofrece una versión gratuita bastante completa.
Aquí tienes por supuesto el enlace a Discord.
Google Meet
Si quieres organizar videollamadas de forma fácil y gratuita, te recomendamos probar Google Meet.
La duración de las videollamadas también está limitada aquí (60 minutos, pero ¿a quién le gustan las reuniones de más de una hora de todos modos?) y puedes organizarlas directamente desde Google Calendar y compartir el enlace de conexión.
Podrás compartir tu pantalla, chatear mediante mensajería instantánea, compartir archivos; en resumen, la herramienta gratuita de Google está bastante bien diseñada para un uso básico.
Aquí tienes el enlace a Google Meet.
Para un uso profesional, también tienes Microsoft Teams, que se integra muy bien con la suite Google Workspace.
Zoom
En la era del teletrabajo, las reuniones y llamadas de equipo se realizan ahora a menudo en remoto: más prácticas, más flexibles, las videoconferencias permiten evitar las reuniones presenciales que a veces son complicadas de coordinar.
A menudo comparado con Google Meet, Zoom posee las mismas opciones con algunos pequeños extras: según la versión elegida, se pueden organizar reuniones de hasta 300 participantes, tener acceso a grabaciones locales, programar reuniones e incluso mostrar subtítulos traducidos.
Evidentemente, estas funciones tienen un precio: la versión gratuita limita, en efecto, las videollamadas a una duración de 40 minutos, sin posibilidad de crear un enlace de reproducción.
Venga, Zoom, es por aquí.
Consejos extra para aumentar la productividad
Por supuesto, esta lista no es exhaustiva y, a riesgo de repetirnos, todo comienza por adquirir buenos hábitos de organización y un estilo de vida saludable.
Porque sí, cuando trabajamos frente a una pantalla, la comodidad es fundamental para ganar en productividad, pero también para mantenerse saludable (física Y mentalmente). Por eso, te ofrecemos como extra algunos recordatorios esenciales sobre la salud en el trabajo:
- ⏸️ Tómate un descanso (no un KitKat): las pausas son esenciales para liberar tu mente y volver a la oficina más concentrado. No es un hábito de perezosos, es un "game changer" para tu productividad (no dudes en hacer una captura de pantalla para enseñársela a tu jefe, de nada).
- 👀 Tus ojos merecen lo mejor: si trabajas frente a una pantalla, tus ojitos sufren directamente los daños de la luz azul artificial, causa (entre otras cosas) de la famosa fatiga ocular. Para prevenir estos peligros, opta por unas gafas que ofrezcan una excelente filtración de la luz azul de las pantallas, para mayor comodidad.
- No descuides la importancia de la ergonomía en el trabajo: te detallamos TODO lo que necesitas saber en nuestra guía completa sobre la ergonomía del puesto de trabajo, para trabajar por fin en buenas condiciones, adoptar los gestos y posturas correctos y evitar los trastornos musculoesqueléticos.
La última palabra: las mejores herramientas de productividad para ahorrar tiempo y ganar en eficacia
- Para ganar en eficacia en el trabajo, necesitas adoptar los buenos hábitos, pero también elegir las herramientas adecuadas: aquellas que se adapten a tu uso y cuya curva de aprendizaje sea más intuitiva para ti.
- Las diferentes herramientas de productividad abarcan los ámbitos de la gestión del tiempo, la gestión de tareas, la gestión de proyectos y la comunicación. Si tuviéramos que resumir los imprescindibles: un buen planificador, una aplicación para limitar el tiempo de pantalla y evitar distracciones, un panel completo y legible para la gestión de proyectos y un software de comunicación eficaz.
- ¡Pero eso no es todo! Tener buenas herramientas está bien, sacarles el máximo partido es mejor. Te aconsejamos, pues, que te tomes el tiempo de conocer bien cada herramienta, cada aplicación y cada interfaz que quieras probar para saber si realmente te conviene y cómo utilizarla al máximo de su potencial.
